Encuentro Empresarial Coparmex

Defina Que Es Un Documento Empresarial?

• Juanfrancisco Agüero
• 10.12.2022
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Que son los documentos de origen empresarial? – Los documentos de origen empresarial son informes que describen transacciones comerciales, tambien conocidas como pista de auditoria. Estos documentos son necesarios para conservarlos cuando llegue el momento de que los auditores revisen los estados financieros y verifiquen las compras. Un documento de origen define la informacion critica de cada transaccion, incluidos

los nombres de las partes involucradas Importe de

compra

Fecha de la transaccion

Origen de la transaccion

Firma autorizada

Otros

Los documentos fuente suelen asignarse un numero de identificacion y se sella para su aprobacion, lo que garantiza la verificacion de la compra y facilita localizar. De lo contrario, puede ser dificil discernir si faltan formularios. Despues de verificar y aprobar los documentos, las empresas los archivan en un sistema de archivo organizado para futuras referencias.

¿Cómo se clasifican los documentos de la empresa?

Clasificación DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES Se pueden clasificar de distintas maneras: según el soporte o forma de transmisión de la información. según el ente productor el que conoce como autor. según su finalidad.

¿Que se entiende por documento?

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.

¿Qué es un informe empresarial y de ejemplo?

Los informes empresariales son la creación y la distribución de informes sobre el desempeño empresarial para los responsables de la toma de decisiones importantes en una organización. Esto puede incluir informes de los parámetros sobre indicadores clave de rendimiento o información seleccionada para las actividades diarias.

¿Cuántas partes tiene un documento?

Las partes o subsecciones que lo componen tradicionalmente son: título, resumen, introducción, metodología, resultados y discusión.

¿Cuál es la importancia de los documentos?

La importancia de los archivos en la sociedad –

Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación, Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

¿Qué es un documento y cómo se clasifican?

beforecontenttitle La organización de los documentos desde el momento en que son creados o recibidos, tiene como objeto la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la conservación de los documentos. La organización incluye dos funciones específicas:,

Clasificar, Ordenar (establecer un orden dentro de cada grupo y situarlo en un espacio) Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

Clasificar consiste en identificar y agrupar los documentos bajo conceptos, que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica: Cuadro de clasificación. En el ámbito de la administración universitaria coexisten diferentes sistemas de clasificación: el personal se divide en grupos y niveles, el presupuesto utiliza un sistema de partidas y por programas, la docencia se organiza por departamentos y estudios, etc.

En el caso que nos ocupa, el Sistema de Gestión Documental emplea un sistema de clasificación: El Cuadro de Clasificación El Cuadro de clasificación es el resultado de agrupar las diferentes funciones y actividades de la Universidad bajo una estructura jerárquica y lógica, desde los conceptos más generales hasta los más concretos.

Estructura del Cuadro de clasificación El primer nivel corresponde a las categorías, En la UMA coexisten dos categorías de documentos: Los documentos de gestión de actividades administrativas, comunes a cualquier organismo. En esta categoría se encuentran los documentos relacionados con la administración general y organización, la gestión de la información y de las comunicaciones, la representación y relaciones públicas, la gestión de los recursos humanos, la gestión de los recursos económicos, la gestión de los bienes muebles, la gestión de los bienes inmuebles, y la normativa y asuntos jurídicos.

Los documentos de gestión de actividades específicas, que corresponden a las funciones precisas que tiene encomendadas la Universidad de Málaga, como centro de enseñanza superior. En esta categoría se incluyen los documentos relacionados con la gestión de los recursos académicos, la organización de la docencia, la organización de la investigación, y la gestión de los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria.

Cada categoría se subdivide en clases (segundo nivel), que corresponden a las funciones que desempeña la Universidad. En nuestro caso son las doce siguientes

DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS	A.100. Administración general y organización.
B.100. Gestión de la información y comunicaciones.
C.100. Representación y relaciones públicas.
D.100. Gestión de recursos humanos.
F.100. Gestión de recursos económicos.
G.100. Gestión de bienes muebles
H.100. Gestión de bienes inmuebles.
I.100. Normativa y asuntos jurídicos.
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE ACTIVIDADES ESPECÍFICAS	J.100. Gestión de recursos académicos.
K.100. Organización de la docencia.
L.100. Organización de la investigación.
M.100. Gestión de los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria

Cada clase se divide en subclases (tercer nivel), y divisiones (cuarto nivel) que se corresponden con actividades precisas. Se trata de una estructura propuesta desde Archivo (tomamos a su vez como punto de referencia el cuadro de clasificación base, propuesto por Michel Roberge “La gestión de la información administrativa”) si algún servicio o unidad entiende que faltan divisiones, subdivisiones, etc, que sirvan para definir más exhaustivamente su documentación, se pueden añadir o modificar, se trata de una herramienta flexibl e, cualquier variación o aportación al cuadro, se comunicará al Archivo antes de aplicarla.

CÓMO SE CLASIFICA? Para clasificar un documento, hay que comenzar por delimitar a cual de estas 12 clases pertenece el documento en cuestión, y después, buscar la subclase que responda a la actividad a la que hace referencia el documento, a fin de encontrar la división más exacta posible. Así cada una de estas clases se divide, a su vez, en subclases, divisiones y subdivisiones correspondientes Este sistema se aplica a cualquier tipo de soporte documental.

Por ejemplo: la clasificación del catálogo de puestos de trabajo, seguiría el siguiente proceso: A.100. ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA A.118 Estructura orgánica A.120 Catálogo de puestos de trabajo Este proceso se basa en el siguiente razonamiento, a partir de la estructura del cuadro de clasificación:,- a que clase pertenece el documento Catálogo de los puestos de trabajo? A.100.

ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN,- los documentos de esta clase se dividen a su vez en subclases: A.101 DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS A.102 ORGANOS DE GOBIERNO A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA A.136 MÉTODOS ADMINISTRATIVOS A.137 GESTIÓN DE LA CALIDAD,- a cual de estas subclases pertenece el documento? A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA,- este nivel, a su vez tiene más divisiones, a cual pertenece? A.118 Estructura orgánica,- y dentro de este nivel, hay otros que hacen referencia a documentos más concretos, a cual pertenece? A.120 Catálogo de puestos de trabajo Para definir más el contenido de algunos expedientes, se pueden aplicar subdivisiones a ciertos niveles del cuadro.

Estas subdivisiones pueden ser: Las subdivisiones son los niveles complementarios de clasificación. Son complementarios a las entradas del Cuadro de clasificación, pero no las sustituyen. Uniformes, utilizables para todos los niveles del Cuadro de clasificación.

Específicas, utilizables sólo para ciertos niveles del Cuadro de clasificación. Nominales, utilizables para todos los niveles del Cuadro de clasificación para identificar expedientes con nombres propios en general. * Subdivisiones Nominales: sirven para identificar un expediente o un documento con la denominación reconocida de un órgano, titulación, estudio, edificio, unidad.

Se forma con la letra ” N” más el titulo normalizado para cada nominal, que será dado por el Archivo a propuesta de los usuarios. Por ejemplo: la clasificación de un documento que pertenece a la compra del Edificio de Correos Antiguo, que corresponde a la subdivisión nominal N.181, se hará de la siguiente manera: Clase: H.100.

• GESTION DE LOS BIENES INMUEBLES Subclase: H.101 ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES División: H.103 Compra de bienes inmuebles El cuadro de clasificación permite crear una subdivisión nominal al nivel escogido mediante la aplicación del número de nominal que le corresponda: H.103 N.242.
• EDIFICIO CORREOS Compra de bienes inmuebles ADQUISICION BIENES INMUEBLES.

* Subdivisiones Uniformes: sirven para identificar unos tipos de documentos que se pueden encontrar en todos los niveles del cuadro de clasificación. Su código está formado por la letra “U” más el número de uniforme correspondiente (estas subdivisiones uniformes, siguen una numeración única, normalizada y aplicable a todo el cuadro de clasificación).

• Estas subdivisiones son las siguientes: U.01.
• POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS U.02.
• CONSEJOS U.03.
• COMISIONES U.04.
• REUNIONES U.05.
• INFORMES Y ESTUDIOS U.06.
• PUBLICACIONES U.07.
• CONGRESOS Y CONFERENCIAS U.08.
• ESTADÍSTICAS U.09.
• CONVENIOS U.10.
• SUBVENCIONES U.11.
• CURSOS Y SEMINARIOS U.12.
• PATRONATOS Y CONSORCIOS U.13.

AYUDAS Y BECAS U.14. COOPERACIÓN U.15. EVALUACIÓN U.16. LEGISLACIÓN Y NORMATIVA U.17. TRABAJOS E INVESTIGACIONES U.18. CONCURSOS Y PREMIOS Por ejemplo : la clasificación de un convenio para la utilización de las instalaciones deportivas de una entidad, se hará: Clase: M.100.

GESTIÓN DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA Subclase: M.108 ACTIVIDADES DEPORTIVAS División: M.109 Práctica deportiva libre División: M.110 Instalaciones y equipamientos Subdiv. Uniforme:U.09 CONVENIOS Cada convenio tiene su número y su título. Estos elementos se incluirán en la descripción del expediente según las necesidades de cada usuario.

*Subdivisiones Específicas: sirven para identificar algún tipo de subdivisión propia o específica de ciertos niveles o divisiones del cuadro. Se identifican con la letra “E” más el número de específica, propio para cada división en que se aplican. Se establecen también desde el Archivo.

• Por ejemplo: la clasificación de un curso organizado por una entidad externa a la UMA.
• Clase: K.100.
• ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA Subclase: K.125 OTRAS ACTIVIDADES DOCENTES División: K.127 Cursos y seminarios Subd.
• Específica: E2.
• EXTERNOS K.127.E2.
• EXTERNOS Cursos y seminarios OTRAS ACTIVIDADES DOCENTES Combinaciones de las Subdivisiones: Estas subdivisiones no son excluyentes, se pueden combinar, teniendo en cuenta el siguiente orden: Subdivisión Nominal + Subdivisión Uniforme = N + U Subdivisión Nominal + Subdivisión Específica = N + E Subdivisión Nominal + Subdivisión Nominal = N + N Por ejemplo : para la adquisición del Edificio de Correos sería: Clase: H.100.

GESTION DE LOS BIENES INMUEBLES Subclase: H.101. ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES Subdi. Uniforme: U.05. INFORMES Y ESTUDIOS Subdiv. Nominal: N.242. Edificio Correos.H.101.N.242 U.05. INFORMES Y ESTUDIOS EDIFICIO CORREOS ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES. TÍTULOS Y CÓDIGOS Todos los expedientes tienen un código y un título precisos, que permiten situarlos en un nivel concreto del Cuadro de Clasificación, archivarlos y recuperarlos ordenadamente.

Código: Formado por uno, dos o tres elementos. Título: Formado por tres elementos. * Expedientes sin subdivisiones Código: Formado por el código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda. Título: Formado por: Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda. Título del primer nivel superior.

Título del segundo nivel superior Por ejemplo, para codificar y titular el expediente del calendario de exámenes de un estudio o centro de la Universidad, se procederá de esta forma: K.119 CALENDARIO DE EXÁMENES JORNADAS Y HORARIOS DOCENTES CONDICIONES DE LA DOCENCIA * Expedientes con una subdivisión Código: Formado por: Código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

1. Código de la subdivisión correspondiente.
2. Título: Formado por: Título de la subdivisión.
3. Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
4. Titulo del primer nivel superior.
5. Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de las estadísticas mensuales de usuarios de la Biblioteca, con la subdivisión uniforme U.08 ESTADÍSTICAS, se procederá de esta forma: B.129.U.08 ESTADÍSTICAS SERVICIOS A LOS USUARIOS GESTIÓN DEL FONDO BIBLIOGRÁFICO Por ejemplo, para codificar y titular un expediente de compra de mesas y sillas, con una subdivisión específica para material y equipamiento de oficina inventariable, se hará de la forma siguiente: G.104.E.11 MATERIAL Y EQUIPO DE OFICINA INVENTARIABLE COMPRA DE BIENES MUEBLES ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de compra del Edificio Antiguo de Correos, al que corresponde la subdivisión nominal N.242, se procederá de esta forma: H.103.N.242 EDIFICIO ANTIGUO CORREOS COMPRA DE BIENES INMUEBLES ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES * Expedientes con dos subdivisiones Código: Formado por: Código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

Códigos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de las subdivisiones). Título: Formado por: Títulos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de las subdivisiones). Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

Por ejemplo, la clasificación de las estadísticas de los alumnos matriculados en el Máster en práctica jurídica (Subdivisión uniforme U.08 + Subdivisión nominal N.372), se hará de la siguiente forma: J.114.U.08.N.372 ESTADÍSTICAS MÁSTER EN PRÁCTICA JURÍDICA MATRICULACIÓN Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de la convocatoria de una plaza de profesor titular en el Departamento de Biología Vegetal (Subdivisión específica E.11 + Subdivisión nominal N.114), se procederá de esta forma: D.109.E.11.N.121 PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR DEPARTAMENTO DE BIOLOGÍA VEGETAL CONCURSOS Los expedientes pueden tener un cuarto título: el título propio del expediente.

Este es un título complementario con el que se puede describir el expediente cuando se considere que los títulos del Cuadro de clasificación son demasiado genéricos. Es un título libre, no obligatorio, aunque su uso es muy recomendable. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA: * NO EXISTE NINGUNA SERIE QUE SE DENOMINE “CORRESPONDENCIA”, “CARTAS”, “VARIOS”, “INSTANCIAS” O “SOLICITUDES”, etc.

En todos estos casos se trata de documentos dentro de un expediente al que se vinculan por el asunto. Todas las unidades administrativas de la universidad generan y reciben correspondencia que se clasificarán teniendo en cuenta las siguientes pautas: CORRESPONDENCIA EXTERNA: Las cartas externas a la universidad relacionadas con cualquier entidad, institución, empresa, o persona:,- En el caso de una carta que forme parte de un expediente, se colocará el original en el expediente que le corresponde.

,- La que no forme parte de un expediente, y que se limite a una información más genérica, se clasificará en la subclase: C.100.REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS C.122 RELACIONES EXTERIORES (Para precisar o definir más a los interlocutores utilizaremos las divisiones que aparecen en esta clase.) – Las cartas se ordenarán alfabéticamente dentro de cada grupo.

.- Las cartas relacionadas con un asunto concreto se ordenarán cronológicamente, de antiguos a más recientes.,- En el caso de cartas referentes a entidades, o instituciones que se dividen en secciones y subsecciones, departamentos, etc., se respetará la jerarquía orgánica oficial. Por ejemplo : Junta de Andalucía / Consejería / Secretaria General / Dirección General / Subdirección general / Servicio / Sección / Negociado.

,- La carta que acompañe una información importante como por ejemplo es el caso de las facturas, se archivará en función de esta información adjunta. CORRESPONDENCIA INTERNA:,- Las notas internas que hacen referencia a un tema concreto se clasificarán en la división del cuadro que les corresponda, formando parte del expediente.

1. En caso de que no forme parte de ningún expediente se clasificará bajo C.100.
2. REPRESENTACION Y RELACIONES PÚBLICAS.C.144 RELACIONES INTERIORES,- Se ordenarán alfabéticamente por el nombre de la unidad administrativa remitente.
3. Dentro de cada carpeta se archivarán las notas internas de entrada y de salida de forma cronológica, de más antiguo a más reciente.

,- Una nota enviada a varias unidades, se colocará bajo el epígrafe que aluda a su tema, o en la carpeta de la unidad emisora adjuntando una lista de las unidades que la han recibido. La correspondencia entendida como la comunicación escrita de carácter interpersonal de contenido general no prevista en la tramitación de un expediente administrativo se archivará por el emisor o por el receptor

¿Qué es un documento administrativo?

Qué son los documentos administrativos – Los documentos administrativos son el resultado de la actividad administrativa que llevan a cabo los órganos de la Administración en el ejercicio de las funciones y competencias que le encomiendan las normas.

¿Cuál es el documento más utilizado?

Credencial para votar. Además de ser el instrumento de identificación más común, es el documento que te permite ejercer tu voto.

¿Cuál es la importancia de los documentos comerciales?

· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. Utilidad: Son una constancia de las operaciones realizadas. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

¿Cuál es la función de los documentos comerciales?

Importancia de los documentos comerciales – Ahora te ayudaremos a comprender mejor qué son lo documentos comerciales y para qué sirven demostrándote su importancia :

Te ayudarán a demostrar cada uno de tus actos comerciales. Los documentos comerciales detallan las obligaciones y derechos de las partes que intervienen en la transacción, así cada una conoce evitará un fraude. Te permitirán comprobar tus asientos contables para así estar al día con tus impuestos.

¿Qué es un documento en pocas palabras?

Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo, Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”, Existen distintos tipos de documento.

¿Qué es un documento de ejemplos?

Documentos legales – Se trata de archivos que tienen la capacidad de comprobar que existe un hecho, por lo que tienen un gran valor, por eso se conocen como oficio documento. Un ejemplo de esta vertiente son las actas de matrimonio o divorcio, acta de nacimiento, fe de vida, etc.

¿Qué contiene un informe empresarial?

Es importante definir el informe empresarial como un documento que contiene información detallada de una empresa u organización en general. También de alguno de sus componentes o piezas claves, incluso acontecimientos internos o externos, dependiendo siempre de las circunstancias y necesidades.

¿Cuáles son los elementos de un documento administrativo?

El documento administrativo presenta una estructura tripartita: encabezamiento, cuerpo y pie. Examinemos los criterios generales que debemos aplicar en cada una de ellas. Es la parte superior del documento. En ella se recoge la información inmediata, básica y sintetizada del documento.